Jak poradzić sobie z zarządzaniem projektem?

Aby skutecznie zarządzać, trzeba wiedzieć, jaki jest zakres projektu, czyli co mamy osiągnąć, a co do nas nie należy. Wówczas będziemy mogli skutecznie działać. W razie wątpliwości należy zwrócić się do przełożonych. Ewentualne doprecyzowanie zakresu projektu należy przygotować na piśmie i poprosić o akceptację.

Aby skutecznie zarządzać projektem, trzeba wiedzieć dokładnie, jakie zasoby ma się do dyspozycji – ilu ludzi, jakie środki finansowe oraz sprzęt. Trzeba poznać ludzi tworzących zespół do pracy nad projektem i zbudować relacje, które ułatwią kierowanie tym zespołem w przyszłości.

Przy zarządzaniu projektem zdecydowanie nie można sobie pozwolić na działanie spontaniczne. Konieczny jest plan. Aby go stworzyć, wypisujemy główne cele projektu, a następnie konkretne szczegółowe zadania, umożliwiające ich realizację. Zadania te należy ułożyć w określonym porządku. Z tą wstępną wersją planu zapoznajemy zespół i po dyskusji wprowadzamy modyfikacje.

Ostateczny termin zrealizowania projektu w zasadzie jest nieprzekraczalny. Trzeba jednak ocenić, czy można zrealizować projekt w tym terminie bez nadmiernego angażowania zespołu, na przykład do pracy w nadgodzinach. Bardzo ważne jest właściwe określenie terminu wykonania zadań cząstkowych, tak aby nie marnować czasu, którego pod koniec może zabraknąć. Teraz możemy przystąpić do realizacji projektu.

Za mało czasu, za mało środków, za mało ludzi – skąd my to znamy. Dzięki umiejętnemu zarządzaniu projekt da się jednak zrealizować, trzeba jedynie umiejętnie wykorzystać to, co ma się do dyspozycji. Jeśli jednak widzimy, że realizacja projektu w tych warunkach nie jest możliwa, musimy o tym poinformować naszych przełożonych. Nie należy z tym zwlekać, bo zostaniemy obarczeni odpowiedzialnością za niepowodzenie.

Wszystko, co dotyczy projektu, powinno być dokumentowane. Zapisujemy, co zostało osiągnięte i w jakim terminie. Notujemy swoje spostrzeżenia dotyczące wywiązywania się z zadań przez członków zespołu. Koniecznie trzeba starannie dokumentować wszelkie modyfikacje harmonogramu, uwzględniając terminy oraz budżet.

Każdy członek zespołu powinien być na bieżąco informowany o wszystkim, co dotyczy projektu. Tylko wtedy będzie mógł wydajnie pracować. Trzeba przekazywać informacje o zrealizowanych zadaniach, pojawiających się problemach i wszelkich zmianach w harmonogramie, tak aby wszyscy byli dobrze zorientowani.