W jaki sposób prowadzić akta osobowe?

W pierwszej części teczki, oznaczonej literą A, znajdują się przede wszystkim dokumenty związane z rekrutacją pracownika. Znajdują się w niej informacje, które pracownik był zobowiązany przedłożyć pracodawcy w momencie ubiegania się o pracę. Do najważniejszych z należą przede wszystkim kwestionariusz osobowy ze zdjęciem albo zdjęciami, w zależności od wymagań pracodawcy, orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do pracy w danym zawodzie, a także świadectwa pracy z bieżącego roku kalendarzowego. Poza świadectwami pracy powinny znaleźć się w tej części również dyplomy ukończenia szkoły wyższej lub szkoły innego rodzaju, w zależności od wykształcenia pracownika, a także zaświadczenia o wszystkich kursach oraz licencjach, które są posiadane i mają znaczenie na danym stanowisku. Są to dokumenty podstawowe, jednak poza nimi istnieje grupa dokumentów, która może, ale nie musi znajdować się w części A akt osobowych. Zależy to od pracodawcy, chociaż często ma wpływ na uprawnienia pracownika lub wysokość urlopu. Wśród takich dokumentów znajdują się: list motywacyjny, życiorys, zaświadczenia o pobieranym zasiłku, dodatkowe zaświadczenia o kursach lub dodatkowych formach nauki oraz inna dokumentacja mogąca zwiększyć wiarygodność pracownika.

Druga część akt osobowych związana jest z nawiązaniem współpracy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Najważniejszy dokument stanowi w tym dziale umowa o pracę. Wszystkie następne związane są z wykonywaną pracą. Jest to zakres obowiązków oraz podpisane przez pracownika oświadczenia, że zapoznał się z regulaminem pracy, z listą elementów, które objęte są tajemnicą służbową i za których ujawnianie może grozić kara. Bardzo istotna jest także podpisana informacja o zapoznaniu się pracownika z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy. Część B zawiera również dane związane z sytuacją rodzinną pracownika, ponieważ to w niej znajdują się oświadczenia o opiece nad nieletnimi dziećmi, zgody pracownika posiadającego dzieci poniżej lat 4 na nadgodziny, pracownicy w ciąży na delegację. Istotnym elementem są dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracownika. Również w tej części znajdują się informacje o karach i nagrodach oraz wypowiedzenie.

Na część C akt osobowych składają się przede wszystkim dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy albo przez wygaśnięcie czasu umowy, albo ze względu na wypowiedzenie stosunku pracy. Dodatkowe elementy w tej części to kopia świadectwa pracy wydana pracownikowi lub żądanie jego wydania ze strony pracownika, jeżeli zaraz po ustaniu jednego stosunku pracy podpisano z pracownikiem kolejną umowę. W niektórych branżach znajduje się tutaj pisemne oświadczenie, podpisane przez pracownika, o zakazie konkurencji po rozwiązaniu umowy.