Jak nie popełnić gafy w oficjalnej korespondencji?
Jak nie popełnić gafy w oficjalnej korespondencji?
Pisanie listów nie przeszło jeszcze do lamusa i nie zginęło całkowicie, choć rzeczywiście piszemy coraz mniej. Nadal jednak wysyłanie listów uważa się za najbardziej odpowiednią drogę, aby załatwiać oficjalne sprawy, czy to urzędowe, czy to związane ze szkołą, uczelnią, zakładem pracy. Nic więc dziwnego, iż nadal w szkołach uczy się dzieci i młodzież, jak w odpowiedni sposób taki właśnie list napisać. Niestety, kiedy mija kilka czy kilkanaście lat, odkąd zasiadaliśmy w szkolnej ławie, często zapominamy o tych zasadach i popełniamy rażące gafy w oficjalnej korespondencji, przez co nie jesteśmy traktowani poważnie. Chcesz wiedzieć, jak ich uniknąć? Te artykuł jest dla ciebie.
Nadawca
Nadawca danego listu, czyli ty, powinien zawsze się przedstawić. Przyjęło się, iż robi się to na początku listu, w jego lewym górnym rogu. Pisze się tam imię i nazwisko, adres zamieszkania, czasem także PESEL czy numer kontaktowy, zależności od tego, z jaką sprawą i do kogo się zwracamy. W prawym górnym rogu nie zapomnij napisać daty oraz miejsca, z którego list wysyłasz.
Adresat
Równie ważne jest to, do kogo piszesz. I tutaj najczęściej zaczynają się poważne gafy, gdyż czasami nie do końca wiemy, do kogo się zwracamy. Jeśli nie znasz nazwiska danej osoby, wówczas napisz jedynie „Prezes firmy…”, „Dziekan Wydziału…” i tak dalej. W takim przypadku nigdy nie dołączaj żadnego tytułu czy zaimka, które mogłyby wskazywać na płeć tej osoby, jeśli nie jesteś jej pewien. Mogłoby się to skończyć sporym faux pas.
Zakończenie listu
Oficjalny list zawsze powinien zakończyć się uprzejmym pożegnaniem, jednak z całą pewnością nie powinien być to zwrot „Serdecznie pozdrawiam”. W oficjalnej korespondencji powinno stosować się uprzejme, ale zdystansowane pożegnania. Najczęściej stosowanymi są po prostu „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”.
Odręczny podpis
Choć całość listu napisałeś na komputerze i wydrukowałeś, gdyż jest to rzecz jasna dopuszczalne, to jednak podpis zawsze powinien być złożony odręcznie. Pamiętaj o tym, iż nie dość, że to będzie prawdziwa gafa, to jeszcze dokument zostanie uznany za nieważny.
E-mail
Wiadomość internetowa, czyli e-mail, również może być wiadomością oficjalną. Obowiązują tutaj te same zasady przywitania oraz pożegnania, ale trzeba zwrócić uwagę jeszcze na dwie istotne kwestie. Po pierwsze, nie powinno się wysyłać wiadomości oficjalnej z adresu e-mailowego, który brzmi niepoważnie (na przykład z loginem „mysia”, „dżesika”, „siłacz” albo z końcówką „amor.pl”, „buziaczek.pl”). Do celów oficjalnych stwórz swój oficjalny e-mail. Po drugie zaś, temat wiadomości również powinien być jasny i czytelny dla osoby, która ją dostanie. Nigdy nie zostawiaj pustego pola, ale nigdy też nie rozpisuj się na dwa zdania. Przykładowy, dobry tytuł to „Aplikacja”, „Rekrutacja”, „Zażalenie”.
