Jak przygotować udane zaproszenie?

Okazji do wystosowania zaproszenia jest bardzo wiele. Mogą one mieć charakter formalny i nieformalny, w zależności od typu okazji, z jaką są związane. Zapraszamy gości na oficjalne uroczystości o charakterze rodzinnym (ślub, chrzciny dziecka, komunia) i mniej oficjalne – urodziny, imieniny, rocznice. Artyści zapraszają na swoje wernisaże, uczniowie – na studniówki czy organizowane w szkole festiwale. Zaproszenie można wystosować właściwie z każdej okazji, kiedy liczymy na przybycie gości i nie chcemy powiadamiać ich za pomocą telefonu czy maila.

Zaproszenia można przygotować w wielu różnych formach. Można ładnie sformatować je w edytorze tekstu i wydrukować w domu. Można wykonać ręcznie (ta metoda raczej nie sprawdzi się przy dużej liczbie gości). Zaproszenie wykonane ręcznie może stać się przedmiotem artystycznym, każdemu z zaproszonych można przygotować inną jego wersję. Jeśli zaproszenie ma charakter uroczysty i formalny (na przykład na ślub), zamawiamy je w drukarni.

Zaproszenie powinno nie tylko estetycznie wyglądać, ważne jest, by było atrakcyjne wizualnie i zachęcało do wzięcia udziału w wydarzeniu, którego dotyczy. Bardzo ważny jest wybór odpowiedniego papieru (jego faktura, kolor), kroju czcionki, odpowiednie sformatowanie tekstu. Można dodać elementy graficzne. Ładna i dobrze dobrana ilustracja będzie dużym walorem zaproszenia. I oczywiście tekst powinien być nienaganny pod względem językowym i ortograficznym.

Naszym najważniejszym celem jest powiadomienie innych o pewnym wydarzeniu. Jeśli mają wziąć w nim udział, trzeba przekazać pełną i rzetelną informację na ten temat. W zaproszeniu powinieneś koniecznie poinformować, co się ma wydarzyć, kiedy to nastąpi (data, godzina), w jakim miejscu (dokładna lokalizacja, adres, ewentualnie mapa dojazdu). Czasem informujemy o warunkach uczestnictwa w imprezie (na przykład: „Obowiązują stroje wieczorowe”).

Po pierwsze uświadom sobie, do kogo adresujesz zaproszenie – od tego zależy styl wypowiedzi: bardzo oficjalny, mniej formalny, czasem – zupełnie swobodny. Inaczej trzeba zredagować zaproszenie z okazji brylantowych godów, inaczej – adresowane do przyjaciół zaproszenie na oblewanie nowego mieszkania. Oto przykładowe formy: „Mamy zaszczyt zaprosić”, „Uprzejmie zapraszam”, „Zapraszam serdecznie”, „Prosimy o przybycie”. Zaproszenie możesz wystosować w imieniu własnym (wtedy wypowiadasz się w liczbie pojedynczej) lub w imieniu grupy osób (na przykład pary małżeńskiej czy narzeczonych albo uczniów danej szkoły).

Najpierw poinformuj adresata (lub adresatów), co się wydarzy i zaproponuj udział w tej okazji. Następnie przekaż konkretne informacje o wydarzeniu. Możesz do zaproszenia dodać ciekawy cytat tematycznie dobrany do okazji (zaproszenie nie musi być zwięzłe). I na koniec możesz podkreślić, że zależy ci na obecności adresata (lub adresatów) – „Liczymy na Państwa obecność”, „Obecność Pańska jest dla mnie szczególnie ważna”.