Jakie cechy powinna mieć dobra sekretarka?
Jakie cechy powinna mieć dobra sekretarka?
Wybór dobrej sekretarki to wbrew pozorom bardzo ważne zadanie. Ta osoba jest w pewnym sensie wizytówką firmy i od jej pracy zależy naprawdę wiele – nie tylko płynność działań w firmie, ale również relacje z klientami. Wyobraź sobie, że wchodzisz do jakiegoś przedsiębiorstwa. Jesteś klientem. Nie bardzo wiesz, dokąd się udać i czujesz się niepewnie. Nagle zza pleców krzyczy do ciebie jakaś kobieta, a ton jej głosu przypomina czasy studenckie, gdy wchodziłeś do dziekanatu. Odwracasz się na pięcie i dostrzegasz jej oblicze. Jej wzrok daje ci jasno do zrozumienia, że jesteś tutaj intruzem. Ofiarą. A oprawcą będzie ona – pani sekretarka z pilnikiem do paznokci w ręku, którym z pewnością można by zabić. To niezbyt przyjemna wizja, prawda? Co robić, by być dobrą sekretarką i sprawić, by żaden nasz klient się tak nie poczuł?
Odpowiednia prezencja
Jak cię widzą, tak cię piszą. Ten slogan jest tyleż dosadny, co prawdziwy. Pamiętaj, że jesteś wizytówką firmy, więc konieczny jest schludny strój oraz nienaganne zachowanie. Nie musisz mieć perfekcyjnie przygotowanego makijażu, niczym aktorki na rozdaniu Oskarów. Postaw na nienachalny, delikatny wizerunek, który będzie na wskroś naturalny. Prostota i wyczucie to podstawa elegancji.
Uśmiech i spokój
Praca to zawsze miejsce pełne stresu oraz presji czasu. Sekretarka powinna być więc kimś w rodzaju ostoi w firmie. Osoby, która nadaje ton kontaktom z klientem, potrafiąc radzić sobie w najrozmaitszych sytuacjach, także tych kryzysowych i pełnych napięć. Czasem trafi ci się wyjątkowo nieogarnięta osoba lub wręcz przeciwnie, ktoś, kto uważa, że pozjadał wszelkie rozumy. Cóż zrobić, trzeba dojść do porozumienia. Twoje zdolności interpersonalne będą tutaj bardzo ważne.
Organizacja
Chcąc zostać sekretarką, musisz umieć świetnie organizować sobie czas i pracę. Wszystko musi być zapięte na ostatni guzik, pod ciągłą kontrolą, więc wymówka, że coś wypadło ci z głowy, absolutnie nie wchodzi w grę. Zapewne będziesz miała na głowie mnóstwo rzeczy, więc odpowiednia segregacja tematów pod względem ważności i terminu będzie dla ciebie chlebem powszednim. To bardzo niewdzięczne zajęcie, gdyż tak naprawdę praca sekretarki zauważalna jest wtedy, gdy przestaje być wykonywana. A wtedy pojawia się chaos, panika i płacz.
Umiejętność samodzielnej pracy
Aby spełniać się na tym stanowisku, musisz być bardzo samodzielna. Oczywiście na początku możesz zadawać setki pytań, by zapoznać się dokładnie ze swoimi obowiązkami, lecz z czasem musi pojawiać się ich coraz mniej. Musisz zawsze wiedzieć, co robić i jak postąpić w danej sytuacji. Nie możesz za każdym razem radzić się swojego szefa, gdyż właśnie po to cię zatrudnił, by nie zawracać sobie tymi sprawami głowy. Nie bój się podejmować decyzji, są one naturalną częścią twojej pracy.
