Skuteczne zarządzanie czasem – porady i wskazówki
Skuteczne zarządzanie czasem – porady i wskazówki
Gonią cię terminy? Kolejny raz zapomniałeś o zleceniu? Nie odpisałeś na e-mail od klienta? Nie pamiętasz, na którą byłeś umówiony do lekarza czy kiedy mija deadline ważnego projektu? To wszystko symptomy złej organizacji pracy, a przede wszystkim – nieskutecznego zarządzania czasem. Nie martw się, nie jesteś jedyny, a można powiedzieć nawet, że znajdujesz się w grupie większości osób, które nie potrafią sobie z tym poradzić. Zarządzanie czasem jest niezwykle ważne, zwłaszcza zaś dla freelancerów. Jeśli i ty masz z tym problem, koniecznie przeczytaj poniższe wskazówki oraz porady, a potem wprowadź je w życie, a przestaniesz ciągle o wszystkim zapominać. Powodzenia!
Nie siedź bezczynnie
Przypuśćmy, że jest rano. Właśnie wstałaś z łózka, idziesz do toalety, a potem do kuchni, aby zaparzyć herbatę. Kiedy nastawiasz czajnik, siadasz na krześle i wpatrujesz się w niego, aż w końcu wyda z siebie ten ulubiony dźwięk gwizdania. Pomyśl jednak, że zamiast czekać na gwizdek, ty już mogłabyś zrobić sobie dwie kanapki, zacząć przygotowywać owsiankę czy nasypać musli do miseczki, a potem dolać mleka. Oszczędzisz niewiele czasu, może trzy minuty, jednak takie proste czynności nauczą cię, że jeśli można, to należy wykorzystywać czas zamiast siedzieć bezczynnie.
Planuj
W dobrym zarządzaniu czasem pomoże ci z całą pewnością planowanie. Najlepiej to robić co najmniej z kilkudniowym wyprzedzeniem, dzięki temu twój harmonogram dnia oraz pracy będzie ułożony i znany ci już wcześniej. To bardzo istotne, ponieważ rano będziesz mogła się do niego odpowiednio nastawić. Kiedy znasz swoje zadania, wiesz, co musisz po kolei wykonać, wówczas siadasz do pracy spokojniejsza, z poukładanym w głowie planem i myślą, ile zadań masz do wykonania, ile ci one zajmą, i tak dalej. Nie zapomnij również, że planowanie dotyczy także ustalania priorytetów. Na samej górze swojej listy umieść to, co koniecznie musisz zrobić, na dole zaś te zadania, które możesz równie dobrze wykonać następnego dnia.
Nie bierz na siebie zbyt dużo
Zarządzanie czasem nie sprawi, że doba się rozciągnie. Nie możesz brać na siebie wielu zadań jednocześnie, bo to nigdy nie kończy się dobrze. Kiedy wykonywałabyś jedną czynność czy jedno zlecenie, już myślami byłabyś przy drugim, zastanawiając się, jak je wykonać. W ten sposób byłabyś coraz mniej efektywna oraz coraz wolniej być pracowała, a przecież nie o to nam chodzi.
Niczego nie odkładaj na później
Nigdy nie stosuj zasady „co miałam zrobić dzisiaj, zrobię pojutrze”. Nawet jeśli deadline danego zlecenia mija za tydzień, ale ty zaplanowałaś sobie pracę nad nim właśnie dzisiaj, to nie odkładaj tego. Usiądź przy biurku i potraktuj to jak kolejne zadanie z twoje listy – jeśli go nie zrobisz, nie skończysz, to po prostu nie będziesz mogła pójść dalej. A może na końcu listy masz kino i spacer? Pamiętaj, że odkładanie na później zaplanowanych czynności nie sprawi, że one znikną albo że problem sam się rozwiąże. Im szybciej się za to weźmiesz, tym szybciej będziesz miała to z głowy, a zostanie ci jeszcze trochę wolnego czasu na przyjemności.
Wyeliminuj rozpraszacze
Każdy z nas ma swoje rozpraszacze – każdy z nas własne. Do najbardziej popularnych należą: komórka, media społecznościowe, elektroniczna skrzynka pocztowa, podjadanie oraz nieporządek na biurku. Ze wszystkimi tymi rozpraszaczami można się rozprawić, jeśli tylko się postarasz. Dzięki temu czas nie będzie ci uciekał i zaoszczędzisz go na kolejne ważne zadania, w tym twój odpoczynek, spędzenie popołudnia z rodziną, uprawianie twojej pasji. Oto kilka rad:
* załóż w komputerze blokadę na media społecznościowe,
* wyloguj się z poczty, a na maile odpisuj tylko w ściśle wyznaczonych przez siebie porach, na przykład 8 i 15,
* na biurku pozostaw tylko te przedmioty, które są ci potrzebne, na przykład kalendarz, artykuły piśmiennicze, bloczek z kartkami,
* w szufladzie biurka trzymaj przekąski, które można jeść, nie odrywając się od pracy, na przykład suszone morele, daktyle, pełnoziarniste krakersy,
* wycisz głos w telefonie i schowaj go tak, aby nie był w zasięgu twojego wzroku.
